Hubspot 領導發展專家怎麼看:遠程工作時,如何保持生產力?

在我的職業生涯中,我參加過的最好的培訓課程之一是HubSpot公司能量項目的PeopleFuel®️課程。 在這裡我了解到要想在工作中發揮最大的效率,我需要管理自己的精神,而不是時間。

在我的職業生涯中,我參加過的最好的培訓課程之一是HubSpot公司能量項目的PeopleFuel®️課程。 在這裡我了解到要想在工作中發揮最大的效率,我需要管理自己的精神,而不是時間。

培訓由HubSpot的管理和領導力發展主管Nick Congelosi指導, 他的團隊負責監督整個HubSpot的全球領導力發展,包括研討會,認證和培訓,諸如PeopleFuel®️。

當我離開那場研討會時,我覺得自己有信心可以讓自己在工作日時重新煥發活力, 這就是為什麼我決定與Congelosi一起喝杯虛擬咖啡,學習關於在家工作時保持高效的最佳技巧,下面,讓我們來回顧一下Congelosi的遠程工作優化秘訣,如何在遠程會議中保持效率,以及實施高效的遠程培訓課程。

1.在辦公桌旁放一張邊桌

你有沒有在雜亂的辦公桌上工作過?我有,所以我知道它是多麼令人分心。
為了幫助你在一天中保持專注,Congelosi建議在你的辦公桌旁邊放置一張側桌,距離約一臂長。

你可以把你的筆記本和待辦事項放在這張桌子上,所以無論你在做什麼,你的桌子上唯一的東西就是你的電腦,並且只打開一個標籤頁(或者不管你實際需要多少個標籤頁來完成那個任務),這應該有助於限制你在處理某項任務時的分心。

如果你正在開會,但需要用手做別的事情,你可以使用筆或鉛筆,這樣你就不會分心了。

2. 建立明確的休息時間

當你在辦公室工作時,通常會在一天中有明確休息時間,但當你遠程工作時,這些休息時間不會自然發生。

「我們經常聽說,當人們遠程工作時,他們的工作時間更多,或者他們的工作時間侵佔了他們的晚上」Congelosi說。

為了避免這種情況,你應該指定明確的休息時間,例如:Congelosi在上午10:30、中午、下午3:30和5:30設有停止工作時間。

除非你在做一些重要的案子,否則要恭敬地對待這些休息時間,你可以去散步5分鐘,或者只是站起來伸個懶腰。

3. 牢記短期和長期(STLT)利益的好處

當你的動機和精神力低下時,很難保持生產力,如果發生這種情況Congelosi建議思考手上案子的短期和長期利益,這可以提醒你為什麼要做你正在做的事情,保持你的動力,提高生產力。

Congelosi個人在他的筆記本上寫出了這些好處。
「你需要拉遠角度
,這樣我們才能更具體地了解我們想做的目標,當我拉遠來看,它會幫助我重新安排優先級,更加專注於該做的任務」Congelosi說。 「它將幫助我記住我為什麼在這裡我在做什麼,當你確定這些短期和長期的結果時,這就會是一個巨大的要素,。」

雖然你不需要對每一項任務都這樣做,但當你失去了對你正在做的事情的專注力,或者感覺到散漫的時候,這樣做能夠幫助你。

4. 擁有你的行事曆

要想擁有你的行事曆,你必須把你的不可移動的活動都安排好。例如:Congelosi在周五的下午2-5點封鎖了他的行事曆,這樣他就可以為這一周的工作收尾。

「我建議預訂你的午餐時間和休息時間,將此變成常態性的,你自己的行事曆才是你真正的自主權。」Congelosi說。

此外,Congelosi建議不要安排連續的會議。你可以使用Google中的Speedy Meetings來幫助解決這個問題。有了Speedy Meetings,你的行事曆會默認預訂25分鐘和50分鐘的會議(而不是30分鐘或1小時),這樣你的會議之間就有時間了。你再也不用急著去參加在線會議了。

5. 使用筆記本或待辦事項列表應用

如果你曾經感到散漫,你就會知道,擁有清單並追蹤你需要做的一切是很重要的。你可以做的一件事就是使用筆記本,寫出你的待辦事項清單,或者只是創意激盪的想法。

要在網上做這件事,你可以使用一個待辦事項清單應用程序,Congelosi推薦微軟的待辦事項應用。

6. 多休息

在HubSpot的《遠程工作報告》中,我們發現45%的遠程工作者午休時間少於1小時,25%的人午餐時間也在工作。此外,58%的遠程HubSpotters每天休息1-2次,29%休息3-5次,10%不休息。

當你一天中沒有足夠的休息時間時,你犧牲的其實不僅僅是生產力,雖然工作文化告訴我們要忽視自己的身體,但Congelosi建議全天多休息,傾聽自己的生理狀況。

你可以圍繞著你最有效率的時間來規劃你的休息時間。

如果你做了一個時間統計讓知道你什麼時候最有效率,你可以確保你在那個時間段工作,並在非在具生產性時間裡休息。

7. 不要忘記工作生活的平衡

根據HubSpot的調查結果,與同事的溝通、孤獨感和過度工作是遠程工作者每天都要面對的挑戰,我們知道這是一個問題,但如何才能增加你一整天的正面能量呢?

Congelosi說,公司需要更加註重工作/生活的平衡,因為那些還朝五晚九工作的人,留存率並不高,要想增加一整天的正面能量,可以嘗試以下策略。

- 向你的團隊伸出援手
- 在Slack上跟同事說早安
- 領導離開時應該說再見,
如果你是經理,在一天結束時給你的團隊發訊息,讓他們知道你要簽收了
- 鍛煉身體,哪怕只是步行10分鐘
- 找到你喜歡的愛好, Congelosi說:「對於那些感到孤獨的人,我會好奇他們的身份和自我價值是否被包裹在工作中。如果是,那就不對了。」
- 讚美別人,每週花幾分鐘時間寫兩張讚賞的紙條,這能帶來包容、連接和歸屬感。
- 在一天結束的時候,Congelosi說:「你得到了你所付出的東西。」

8. 建立持久的習慣

你可能會認為,這些技巧中的很多都是圍繞著建立新的習慣。然而,建立一個持久的習慣並不容易。建立新習慣的最好方法之一是自我激勵,例如:一旦你完成了某項任務,你可以獎勵自己一本新書(或任何對你有用的東西)。

如果自我激勵對你來說不可行,你可以嘗試建立一種習慣,使其他習慣得以養成。

例如:如果你專注於建立對行事
曆保持自主性的習慣,那就會使其他習慣得以實現,比如在一天中多休息或鍛煉。Congelosi說:「對自己好一點,讓你的習慣改變。如果它們沒有堅持下去,它們就不是適合你的習慣。」

9. 給你的員工資源

作為一個管理者,你需要給你的員工提供他們所需的資源,以提高工作效率。Congelosi說:「你必須,必須要真正給員工提供資源。」例如:當你給員工指示任務時,你應該告訴員工目標是什麼然後給他們舉例說明目標應該是什麼樣子的。此外,你還可以利用另一種資源,即公共佈告欄來增加團隊之間的協作。

Congelosi說:「目標要明確,但如何達到目標要靈活。」

現在,我們已經準備好了作為高效的遠程員工迎接一天的工作,你可能會想知道這如何應用到會議上?

下面,讓我們回顧一下關於如何在遠程會議中保持高效的幾個技巧。

如何在遠程會議中保持高效

1. 設定一個議程
當然,在遠程會議期間保持高效的明顯方法是確保你有一個議程,在你進入任何會議之前,你應該清楚你正在談論的內容,有一個議程將幫助你保持正軌,以便你不會忘記任何東西。

2. 增加結構
一個議程將幫助你為你的會議添加結構,例如:你實際上應該寫下什麼時候會有5分鐘的隨機追問談話,這將幫助你團隊中的人自我調節,這樣你就不用經歷從閒聊過渡到業務的尷尬。

3. 牢記權力的平衡
作為一名遠程員工,當幾個同事都在辦公室,而你是唯一一個參與會議的遠程人員時,會很尷尬,
如果你打算讓遠程和辦公室內的員工混合使用,讓每個人都遠程撥號可能會更好,這將為你的團隊提供公平的競爭環境,並使你的會議更順利地進行。

4. 使用電腦時鐘上的秒計數器
當你在開一個巨大的會議時,掌握時間很重要, Congelosi做的一件事就是使用電腦時鐘上的秒計數器,可以幫助你追蹤你的議程中的某個主題到底還剩多少時間。

5. 有意識地關注你的團隊中的心理安全
對於遠程會議,你可能已經感受到尷尬,當兩個人在敘說著什麼,但其他人都很安靜,或者是多人同時回應某人,造成混亂。

雖然這些問題經常被誤解為遠程問題,但Congelosi表示,這其實是一個包容問題。
他補充說:「鏡頭上的任何東西都是微妙的,那種聚光燈效應造成的心理真的很難處理。」所以管理者必須關注團隊的心理安全。

為了提高遠程會議的心理安全,可以嘗試以下策略。

循環對話-當你提出一個問題或者你在做破冰活動時,讓大家輪流講話,這樣每個人都有機會發言,當談話中有排斥別人的狀況時,可以推斷出其他問題。例如:如果人們在談論一些不是每個人都知道的事情(最新的音樂、體育、電視節目),經理們可以問這樣的問題:「聽起來那個團隊肯定付出了很多努力。你還在哪裡見過這種情況?」這有助於討論變成關於大局,而不是排斥部分人的事情。

使用與我一起工作的文件,這些文件對管理者來說很有幫助,這樣每個人都知道大家是如何工作的,這也是一種了解人們的好方法,此外這還有助於員工與經理和團隊建立信任和心理安全。

Congelosi說:「我們花了太多的時間,試圖通過猜測來蒐集你這個人是誰,花了很多力氣,試圖去讀懂別人我們還是談談吧。」

談談規範-團隊之間建立規範很重要。例如:如果有人在會議前安靜地坐著很舒服,但你團隊中的其他人卻希望參與其中,那麼對於管理者來說,知道這一點並制定規範是很重要的。
做一個 「This and that」的活動。這是一個很好的低風險活動,可以幫助建立心理安全感。通過 「This and that」,你只需去問你的團隊「This and that」的問題。
通過此活動,你的團隊中的人將會到處去說 "我是......但我不是 "的陳述。例如:我可以說的低風險陳述是「
我來自橙縣,但我從未見過拉古納海灘」這個活動風險很高,但對建立心理安全感很有幫助。 Congelosi說:「管理者需要評估一項活動的風險等級,並按順序進行思考,從低風險開始,然後再往上走。」
現在我們知道要如何在工作日和遠程會議期間保持工作效率,你可能會想:「還有什麼?」

好吧,如果你不得不遠程開始培訓課程或入職培訓,你可能會想知道如何高效地展開培訓。下面,讓我們來回顧一下Congelosi的幾大遠程培訓生產力技巧。

遠程培訓生產力技巧

1. 找一個主持人
如果你不得不舉辦一個超過20人的培訓課程,你應該考慮找一個主持人。這個人將監控聊天,回答問題,並發送會議中討論的資源鏈接。
例如,如果培訓師提到一本書,製作人會在聊天中發送這本書的連結。

2. 知道什麼是最好的用戶體驗
雖然Congelosi一般建議傾向於遠離投影片,但如果你必須使用它們,請確保觀眾的最佳用戶體驗。
例如,如果你在Zoom上,你應該在培訓開始時花時間確保每個人都有一個並排的位置。

3. 給你的幻燈片做註解

不要害怕給你的幻燈片做註釋,當你進行遠程培訓時,翻看投影片可能會很困難,註釋功能將幫助你更敏捷地展開培訓。

4. 使用白板功能

當我問Congelosi關於在遠程會議中嘗試新事物時,他給我講了一個關於拉里-金的故事。 他說,金在電台上說的第一句話是:「我不知道自己在做什麼,但我想把它做好。」展開遠程培訓課程也可以這樣,如果你之前沒有使用過白板功能,你可能會因為它是新事物而不敢嘗試。 Congelosi說:「要利用我們正處於一個前所未有的時代,冒這個險吧,如果你是一個虛擬培訓師、主持人、面試官......冒著風險使用Zoom,使用白板。」

5. 設定期望值

人們期待你告訴他們的期望,如果你以前從未做過某件事,你可以誠實和真實地對待,雖然自信和自我意識之間有一個平衡,但以適當的方式脆弱是值得鼓勵的。

雖然自信和自我意識之間有一個平衡,但以適當的方式脆弱是值得鼓勵的。

對於經理或員工來說,遠程工作並不總是那麼容易,保持工作效率有時甚至像是一個難以實現的目標,然而,每天養成一些小習慣可以幫助你在遠程工作時獲得成功。

原文發佈於2020年5月11日凌晨4:30:00,更新於2020年5月11日。

 

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